Lost In Music otti käyttöön uuden CoreGo Insight Dashboardin, joka näyttää reaaliaikaisesti, kuinka paljon yleisöä on eri venueilla ja millaisilla lipputyypeillä on menty sisään. Työkalu helpotti niin tuottajan kuin venuevastaavienkin työtä, lisäsi reagointikykyä ja tarjosi arvokasta dataa tulevien tapahtumien suunnitteluun.
Kaupunkifestivaali Lost In Music järjestettiin Tampereella 25.-26. syyskuuta ammattilaistapahtuma Music x Median yhteydessä. Festivaalilla esiintyi lähes 60 artistia tai bändiä yhdeksällä eri keikkapaikalla. Music x Median delegaattien seminaaripasseihin sisältyi pääsy Lost In Musicin keikoille, mutta festivaali oli tarkoitettu myös kuluttajille. Myynnissä oli yhden ja kahden päivän rannekkeita, sekä venuekohtaisia lippuja. Jokaiselle keikkapaikalle oli laskettu erikseen kapasiteetit Music x Median kävijöille, rannekkeen ostaneille ja yksittäisen lipun ostaneille.
Tänä vuonna Lost In Musicissa oli ensimmäistä kertaa käytössä CoreGo Insight Dashboard analytiikka- ja raportointityökalu, joka mahdollisti tapahtuman reaaliaikaisen kävijämäärän seurannan.
Aiempina vuosina Lost In Musicin kävijöiden määrää on seurattu erilaisilla manuaalisilla laskentatavoilla, ja tieto siirtyi tekstiviestiryhmien välityksellä ihmiseltä toiselle.
Tänä vuonna kulunvalvonnan prosessi oli huomattavasti yksinkertaisempi, kun luvut kirjautuivat suoraan lipunlukulaitteista CoreGo Insight Dashboardiin. Näin ollen venueiden kävijämäärää ja kapasiteettien täyttymistä oli helpompi ja nopeampi seurata reaaliaikaisesti. Dashboardissa näkyi kerralla kaikki tieto jokaiselta keikkapaikalta. Työkalu näytti kuinka paljon paikalla on lipullisia, rannekkeellisia ja Music x Median osallistujia sekä kokonaismäärän paljonko tilassa yhteensä on ihmisiä. Näin pystyttiin myös kesken tapahtumaa esimerkiksi nostamaan tietyn lippu- tai ranneketyypin kapasiteettia mikäli toisen lipputyypin osallistujia oli tilassa odotettua vähemmän.
Lost In Musicin tuottaja Eve Kaskelan mukaan CoreGon tarjoamat lipunlukulaitteet ja itse Dashboard-työkalu olivat helppoja ottaa käyttöön, eivätkä ne vaatineet liikaa ennakkovalmisteluita. CoreGolle annettiin etukäteen tiedot jokaisen keikkapaikan kapasiteeteista. Lippuasiat CoreGo hoiti suoraan palveluntarjoajan Tiketin kanssa, eli Lost In Musicin ei tarvinnut toimia siinä välikätenä.
Kaikki tiedot jäävät Dashboardiin nähtäville myös tapahtuman jälkeen. Työkalusta on esimerkiksi mahdollista katsoa tuntikohtaisesti millaista lipputyyppiä on ollut milläkin keikkapaikalla ja mihin aikaan. Tällainen tieto helpottaa Lost In Music -festivaalin suunnittelutyötä jatkoa ajatellen.
Kaskelan mielestä CoreGo Insight Dashboard toimi hyvin ja hän on tyytyväinen ensimmäisen kokeilun jälkeen. Tuottajana Kaskelan täytyy vastata monesta isosta kokonaisuudesta. Kun tiedot ovat yhden vilkaisun päässä, se helpottaa tuottajan työtä kiireisenä tapahtumailtana.
“Suosittelisin Dashboardia muillekin tapahtumille, etenkin jos pitää seurata useampaa kapasiteettia monella eri venuella. Helpotti huomattavasti, kun pystyi reaaliajassa seuraamaan kävijämääriä ja tarvittaessa reagoimaan, jos kapasiteettia tarvitsi muuttaa suuntaan tai toiseen.”
Kaskela myös kiittelee CoreGoa nopeasta reagoinnista ja muutenkin sujuvasta yhteistyöstä.
“He olivat hyvin saatavilla. Teimme yhteisen Whatsapp-ryhmän, jossa kaikki, esimerkiksi venue-vastaavat, pystyivät kommunikoimaan saman tien. Jos tuli ongelma-tilanne niin CoreGo oli hyvin aina tilanteen päällä. Jos esimerkiksi lippua ei pystynyt lukemaan tai tuli joku muu hämminki, niin he selvittivät tilanteen todella nopeasti”, Kaskela toteaa.